Privacy notice · Personal Data Protection Act 2010
How we handle personal data.
Effective 17 September 2026. This notice covers the ChaseDone website, enquiries sent to us on WhatsApp, and the managed operations service.
Who we are
Data userTeh Koon Sheng, trading as Renduo Enterprise (SSM 202603037860), [full business address], Gelugor, Penang, Malaysia.
What we collect, and why
- When you enquire: your name, phone number, business name and what you write or say to us. Used to answer you, prepare a scope and quotation, and keep a record of the conversation.
- When you are a customer: the names and phone numbers of the staff who send records, the messages, voice notes, photos, documents and videos they send to the ChaseDone number, the registers and lists we produce from them, and the details needed to invoice you. Used only to deliver the job set out in your written scope, to support it, and to bill for it. For that data we act on your instructions as your data processor; you remain the data user for your staff's and customers' information.
- Website: the site sets no tracking cookies. Fonts are loaded from Google Fonts, which receives your IP address when the page loads. The language you choose is remembered in your browser only.
Supplying the information in an enquiry is voluntary. Without it we cannot reply or prepare a scope. Under a service agreement, the records your staff send are needed to do the job; the scope states what is needed and what is optional.
Who receives it
- AI providers outside Malaysia. Message and document content is processed by the AI providers named in your service agreement, under contractual clauses, to read, itemise and summarise records. Providers may retain inputs for a limited period under their own terms; we name the providers and their retention before setup.
- Hosting. Your register, the original attachments and our backups are stored in Malaysia in a separate environment for your business, with access limited to named people.
- Voice. If voice notes are transcribed, the audio is processed by a named transcription provider outside Malaysia.
- Others. Our bank and payment provider for invoicing; professional advisers; and public authorities where the law requires.
We do not sell personal data and do not use customer records to train models.
Sending data outside Malaysia
Processing by AI and transcription providers takes place outside Malaysia. We rely on contractual clauses with those providers and on a transfer impact assessment, reviewed at least every three years, as permitted under section 129 of the Act; where a service agreement requires it, we also obtain your consent for the transfer in writing before any live records are connected.
How long we keep it
EnquiriesTwelve months after the last message, unless you become a customer.
Customer recordsFor the term of the service. At the end, you receive an export of the register, originals and reminder history; we then delete our copies on the date agreed with you, normally within 30 days.
InvoicesSeven years, as required by tax law.
Your rights
You may ask for a copy of the personal data we hold about you, ask us to correct it, withdraw consent for its processing, or ask us to stop processing that causes you distress. Send the request to the contact above; we reply within 21 days. A customer's staff or customers should send requests through that customer, who instructs us. If you are not satisfied, you may complain to the Personal Data Protection Department (JPDP), Malaysia.
Security and breaches
Each customer's data lives in its own environment. Access is limited to named people, transfers are encrypted, and backups are encrypted at rest. If a breach is likely to cause significant harm, we notify the Commissioner within 72 hours of becoming aware and the affected customer without undue delay, as the Data Breach Notification Guidelines require.
Changes
We update this notice when the service or the law changes and show the effective date at the top. Material changes are sent to customers on WhatsApp.
Notis privasi · Akta Perlindungan Data Peribadi 2010
Cara kami mengendalikan data peribadi.
Berkuat kuasa 17 September 2026. Notis ini meliputi laman web ChaseDone, pertanyaan yang dihantar kepada kami melalui WhatsApp, dan perkhidmatan operasi terurus.
Siapa kami
Pengguna dataTeh Koon Sheng, berniaga sebagai Renduo Enterprise (SSM 202603037860), [alamat perniagaan penuh], Gelugor, Pulau Pinang, Malaysia.
Apa yang kami kumpul, dan mengapa
- Apabila anda bertanya: nama, nombor telefon, nama perniagaan dan apa yang anda tulis atau ucapkan kepada kami. Digunakan untuk menjawab anda, menyediakan skop dan sebut harga, serta menyimpan rekod perbualan.
- Apabila anda pelanggan: nama dan nombor telefon kakitangan yang menghantar rekod; mesej, nota suara, gambar, dokumen dan video yang mereka hantar ke nombor ChaseDone; daftar dan senarai yang kami hasilkan daripadanya; dan butiran yang diperlukan untuk mengeluarkan invois. Digunakan hanya untuk melaksanakan kerja yang dinyatakan dalam skop bertulis anda, menyokongnya dan mengenakan bayaran. Bagi data itu kami bertindak atas arahan anda sebagai pemproses data; anda kekal sebagai pengguna data bagi maklumat kakitangan dan pelanggan anda.
- Laman web: laman ini tidak menetapkan kuki penjejakan. Fon dimuat daripada Google Fonts, yang menerima alamat IP anda apabila halaman dimuat. Bahasa yang anda pilih disimpan dalam pelayar anda sahaja.
Memberikan maklumat dalam pertanyaan adalah secara sukarela. Tanpanya kami tidak dapat membalas atau menyediakan skop. Di bawah perjanjian perkhidmatan, rekod yang dihantar kakitangan anda diperlukan untuk melaksanakan kerja; skop menyatakan apa yang diperlukan dan apa yang pilihan.
Siapa yang menerimanya
- Pembekal AI di luar Malaysia. Kandungan mesej dan dokumen diproses oleh pembekal AI yang dinamakan dalam perjanjian perkhidmatan anda, di bawah klausa kontrak, untuk membaca, memperincikan dan meringkaskan rekod. Pembekal mungkin menyimpan input untuk tempoh terhad di bawah terma mereka sendiri; kami menamakan pembekal dan tempoh simpanan mereka sebelum penyediaan.
- Pengehosan. Daftar anda, lampiran asal dan sandaran kami disimpan di Malaysia dalam persekitaran berasingan untuk perniagaan anda, dengan akses terhad kepada orang yang dinamakan.
- Suara. Jika nota suara ditranskripsi, audio diproses oleh pembekal transkripsi yang dinamakan di luar Malaysia.
- Lain-lain. Bank dan pembekal pembayaran kami untuk invois; penasihat profesional; dan pihak berkuasa awam apabila dikehendaki undang-undang.
Kami tidak menjual data peribadi dan tidak menggunakan rekod pelanggan untuk melatih model.
Pemindahan data ke luar Malaysia
Pemprosesan oleh pembekal AI dan transkripsi berlaku di luar Malaysia. Kami bergantung pada klausa kontrak dengan pembekal tersebut dan pada penilaian impak pemindahan yang disemak sekurang-kurangnya setiap tiga tahun, sebagaimana dibenarkan di bawah seksyen 129 Akta; apabila perjanjian perkhidmatan memerlukannya, kami juga mendapatkan persetujuan bertulis anda bagi pemindahan itu sebelum sebarang rekod sebenar disambungkan.
Berapa lama kami menyimpannya
PertanyaanDua belas bulan selepas mesej terakhir, melainkan anda menjadi pelanggan.
Rekod pelangganSepanjang tempoh perkhidmatan. Pada penghujungnya, anda menerima eksport daftar, dokumen asal dan sejarah peringatan; kami kemudian memadam salinan kami pada tarikh yang dipersetujui dengan anda, biasanya dalam 30 hari.
InvoisTujuh tahun, seperti yang dikehendaki undang-undang cukai.
Hak anda
Anda boleh meminta salinan data peribadi anda yang kami simpan, meminta pembetulan, menarik balik persetujuan bagi pemprosesannya, atau meminta kami menghentikan pemprosesan yang menyebabkan anda tertekan. Hantar permintaan kepada hubungan di atas; kami membalas dalam 21 hari. Kakitangan atau pelanggan sesuatu perniagaan pelanggan hendaklah menghantar permintaan melalui pelanggan tersebut, yang memberi arahan kepada kami. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP), Malaysia.
Keselamatan dan pelanggaran
Data setiap pelanggan berada dalam persekitarannya sendiri. Akses terhad kepada orang yang dinamakan, pemindahan disulitkan, dan sandaran disulitkan semasa disimpan. Jika sesuatu pelanggaran berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang besar, kami memaklumkan Pesuruhjaya dalam 72 jam selepas menyedarinya dan pelanggan yang terjejas tanpa kelewatan yang tidak wajar, seperti yang dikehendaki Garis Panduan Pemberitahuan Pelanggaran Data.
Perubahan
Kami mengemas kini notis ini apabila perkhidmatan atau undang-undang berubah dan memaparkan tarikh kuat kuasa di bahagian atas. Perubahan penting dihantar kepada pelanggan melalui WhatsApp.
← Back to ChaseDone